202007.14

Mudar para um novo escritório é um momento emocionante para qualquer empresa. No entanto, para quem é responsável por gerenciar toda a mudança, pode ser também extremamente estressante. Como resultado, a maior parte das empresas costuma atrasar o processo e, muitas vezes, optam por permanecer em instalações ineficientes, apertadas e caras, apenas para evitar o estresse. É preciso saber, contudo, que com um planejamento cuidadoso, é possível que a realocação seja mais tranquila. Para isso, é necessário se atentar a alguns cuidados antes da mudança comercial.

Não importa qual seja o caso: se o seu negócio está crescendo ou se você simplesmente quer ter uma mudança de cenário, um novo escritório pode ter um efeito transformador nas micro, pequenas, médias e grandes empresas. E seja uma mudança para o andar de baixo, para um bairro do outro lado da cidade ou até mesmo para outro estado, é extremamente importante levar algumas coisas em consideração antes da mudança comercial.

Quais cuidados antes da mudança comercial devem ser tomados?

Se você estiver se preparando para uma mudança de escritório, certamente estará buscando uma interrupção mínima nos serviços prestados pela empresa, a fim de não prejudicar os resultados da mesma. E, embora essa realocação seja uma tarefa desafiadora, há etapas que você pode seguir e cuidados antes da mudança comercial que devem ser tomados para manter as coisas funcionando da maneira mais tranquila possível. 

Confira, portanto, alguns pontos a considerar ao mudar de escritório:

Planejamento

Uma mudança de escritório, como qualquer mudança, é um projeto importante que precisa de preparação adequada. Essa etapa de planejamento será a sua melhor amiga. Portanto, faça uso inteligente de documentos, planilhas de checklists. Isso certamente ajudará não só a planejar a mudança, mas também poderá servir como um roteiro para as tarefas futuras. Não à toa, é um dos cuidados antes da mudança comercial mais importantes.

Para isso, ao criar seus documentos, inclua todas as tarefas que precisam ser incluídas, por menores que sejam, e as pessoas, equipes e empresas responsáveis por cada uma delas. Dessa forma, as atividades que precisam ser feitas para que a mudança comercial seja realizada com sucesso estarão todas compiladas em um só lugar, de um jeito mais fácil de administrar. 

Não esqueça, ainda, de compartilhar o planejamento com todos os envolvidos, assim permitindo que eles colaborem e vejam exatamente o que precisa ser feito.

Escolha da localização

De todos os cuidados antes da mudança comercial que devem ser tomados, escolher a melhor localização é, de longe, o mais importante. Afinal, você não quer mudar para um escritório que seja ruim para os seus funcionários ou clientes chegarem. 

Por isso, ao pensar em um novo escritório, leve em consideração:

  • O espaço é melhor e pode se adequar ao tipo de trabalho que sua empresa realiza?
  • É próximo dos seus clientes, parceiros e colegas? 
  • É fácil para os funcionários chegarem?
  • O aluguel é mais barato ou o lugar é maior, compensando no custo-benefício?
  • Tem espaço o suficiente para o crescimento da empresa?

Tendo todas as respostas positivas para essas perguntas, provavelmente será uma excelente escolha o escritório novo que você escolheu!

Orçamento

Outro cuidado antes da mudança comercial crucial para que tudo dê certo é pensar no orçamento um pouco maior do que o previsto. Isso porque mudar de escritório envolve muitos custos que, inclusive, podem aumentar rapidamente. Afinal, atrasos, descuidos e problemas que surgem inesperadamente podem acontecer. 

Por isso, é preciso ter em mente que os gastos podem ser maiores do que os planejados inicialmente. Evite surpresas desagradáveis ​​e custos ocultos que poderiam atrapalhar e tornar estressante esse momento. Por exemplo:

  • Se for necessário, você já considerou os custos de reforma do escritório que está desocupando?
  • Será necessário fazer alguma alteração ou reforma no novo escritório?
  • Você possui algum equipamento, pertences ou produtos que exijam manuseio especial? 
  • Existem limitações de acesso ou de tempo que afetarão o custo da mudança?

Comunicar sobre a mudança

Esse cuidado antes da mudança comercial é extremamente importante para que todos estejam cientes da realocação que irá ocorrer. Os clientes, fornecedores e demais empresas ou pessoas envolvidas precisam estar cientes da mudança. Isso é essencial para o sucesso da mudança, de forma que não atrapalhe até mesmo os seus negócios. Ou seja, é fundamental ter uma estratégia para espalhar a notícia para todos e existem várias maneiras de fazê-lo. Você pode:

  • Distribuir folhetos ou cartões atualizados com o endereço novo ou, inicialmente, pelo menos avisando sobre a mudança, inclusive junto com recibos e faturas;
  • Enviar e-mail comunicando sobre a realocação;
  • Colocar uma notificação no site;
  • Adicionar um aviso aos seus e-mails;
  • Publicar nas redes sociais;
  • Atualizar o endereço no site, artigos de papelaria, assinaturas de e-mail e etc.

Telefones e conexão à internet

Você precisará de tempo suficiente para garantir que os sistemas telefônicos e o serviço de internet estejam ativos desde o primeiro dia em seu novo escritório. Esse cuidado é extremamente vital para você não perder o dia de trabalho e oportunidades de negócios que poderiam chegar por telefonema ou online. 

É necessário garantir que a conectividade não seja perdida com a mudança e, portanto, é primordial identificar, diagnosticar e corrigir quaisquer eventuais problemas antes do dia da mudança. Não esqueça de verificar ainda sobre a possibilidade de manter o número de telefone já existente da empresa.

Ter um prazo

Entre os cuidados antes da mudança comercial, esse também é, sem dúvidas, muito importante. Ter um prazo definido, ou um conjunto de prazos, ajudará você a realizar tudo com mais eficiência. Com o cronograma certo, você não terá o luxo de procrastinar ou adiar as coisas até o dia seguinte. Além disso, se houver processos designados para outras pessoas, elas também saberão qual a data para fazer cada coisa, de acordo com o planejamento feito previamente por você.

Conte com a Granate Mudanças!

Para garantir que a realocação seja menos estressante e que você não esqueça de algum dos cuidados antes da mudança comercial, conte com a Granate Mudanças. Somos uma empresa com profissionais capacitados e todo o material necessário que oferece um serviço completo quando o assunto é mudança comercial.

Entre em contato conosco, tire as suas dúvidas e faça seu orçamento!

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *