202003.30

Diversos fatores influenciam no andamento de mudanças comerciais. Para o empregador que fica responsável por lidar com todo esse processo, pode ser difícil conduzir toda a mudança. Programando-se corretamente, no entanto, as chances de tudo correr bem aumentam consideravelmente. É tudo questão de estar preparado para as situações que se apresentarão. 

Passos para organização de mudanças comerciais

Não basta apenas escolher um lugar e se mudar. Alguns passos precisam ser seguidos para que a mudança ocorra sem maiores contratempos. Desde a escolha do novo local, passando pelo fechamento do contrato e até a chegada ao novo ambiente, toda escolha precisa ser estudada antes de ser feita para que o resultado final seja benéfico.

Escolha um ponto acessível

Para o bom funcionamento dos seus negócios, é sem dúvidas crucial que o novo ponto escolhido seja de fácil acesso. Sua empresa ficará em destaque quando clientes conseguem chegar sem grandes dificuldades até você. Também é benéfico para o deslocamento dos seus funcionários.

Lembre-se, portanto, de checar a cobertura do transporte público no local escolhido. Quantas linhas de ônibus passam pela região? Qual a distância da estação de metrô ou trem mais próxima? Esses fatores são importantíssimos e devem ser levados em consideração. 

A checagem do trajeto também é importante. Ruas mal pavimentadas, passagem por bairros violentos e áreas com pouco saneamento só irão dificultar que clientes cheguem até você.

Prefira regiões comerciais

Na escolha entre bairros comerciais ou residenciais, o primeiro certamente leva vantagem. Regiões comerciais dispõem de um contexto que beneficia os negócios e os trabalhadores. Seu entorno costuma ter mais infraestrutura para facilitar as rotinas administrativas. Ou seja, a presença de bancos, lojas de materiais de escritório ou de limpeza e até mesmo a variedade de restaurantes.

Uma empresa localizada em uma região comercial certamente está mais em destaque do que uma em região residencial. Clientes comumente estarão por perto, já intencionados a fechar negócio. 

Além disso, bairros comerciais costumam ser mais movimentados, o que sugere uma região menos propensa a ser alvo de roubos e furtos do que áreas residenciais, mais isoladas e silenciosas.  

Avalie os custos 

Mudanças comerciais, em geral, são custosas. É preciso, portanto, estudar minuciosamente se o dinheiro gasto valerá a pena, para que o orçamento da empresa não sofra prejuízos.

O aluguel, acima de tudo, é o que deve ser friamente analisado. Nem sempre pagar mais significa sair perdendo. Um lugar que oferece mais condições de infraestrutura, com boa localização e condições de trabalho, mas que apresenta um valor de aluguel mais caro pode valer a pena. Um lugar de condições limitadas e acesso complicado por preço igual ao aluguel anterior pode não compensar e significar prejuízo. 

Outra despesa que precisa ser estudada é a do transporte dos móveis e objetos em si. Para tal, é preciso de uma ampla pesquisa em empresas do ramo e avaliar quais oferecem as melhores condições no serviço. Assim como no aluguel, valores menores não se traduzem necessariamente na melhor escolha. O custo-benefício é sempre o que conta. 

Empresas que oferecem o serviço por um valor baixo costumam não dispor de uma mão de obra qualificada, materiais específicos para embalar objetos em segurança ou veículos em condições ideais para fazer o transporte. Isso pode resultar em uma mudança com pertences danificados e estragados, o que lhe obrigará a gastar dinheiro para reposição ou conserto. 

Ou seja, o que era barato acaba saindo caro. Por outro lado, transportadoras que possuam um valor mais caro, mas que reúnam todas as condições para realizar a mudança com segurança são opções muito mais indicadas.  

Atenção para a infraestrutura

É preciso se atentar para as condições de infraestrutura que o local oferece. Geralmente, mudanças comerciais ocorrem pelo crescimento de uma empresa, que se vê na necessidade de ocupar um lugar maior. No entanto, atenção: um lugar que é unicamente muito maior pode nem sempre ser o mais indicado e, com a devida análise, pode ser possível perceber que, por vezes, um lugar que é apenas ligeiramente maior tem muito mais para agregar.   

  • Precisa de reformas? Confira sempre, antes de fechar o contrato, o estado das paredes, piso, teto e demais instalações. Caso o lugar necessite de reformas, talvez seja necessário repensar a escolha. Reformas, além de darem mais despesa e demorarem até que o local fique disponível para a mudança, podem alterar a disposição original do espaço que se pensava ter. Ou seja, aquele ambiente que parecia bem grande? Deixou de ser tão grande.  
  • Instalação elétrica: a energia elétrica do local precisa ser estável. Fica inviável trabalhar se a eletricidade cai com frequência. Portanto, não se deixe seduzir por um lugar espaçoso mas que não possui uma instalação elétrica de qualidade.    
  • Qualidade no sinal da internet: A quantidade de paredes no ambiente pode interferir na força de um sinal de internet sem fio. Para conexões com fio, a infraestrutura do lugar também é relevante, já que esses fios precisarão passar pelas salas e não devem atrapalhar o trânsito dos funcionários. 
  • Estacionamento no prédio: Prédios com estacionamento próprio viabilizam a chegada ao trabalho para funcionários que se deslocam com carro, além de significarem economia.  
  • Copa e Área de convivência: O cotidiano da empresa está diretamente ligado a áreas de convivência e copas, e a existência das mesmas em boas condições sem dúvidas deixa o dia a dia empresarial mais saudável. A ausência dessas instalações ou mesmo a existência em condições precárias pode te impedir de contratar um funcionário valioso.    
  • Ventilação: A falta de ventilação torna um ambiente de trabalho insalubre, o que causará bastante dor de cabeça. Desde janelas até tubos de ventilação instalados no teto, esse é um fator que deve ser considerado.  
  • Acessibilidade: Rampas e elevadores para pessoas com deficiência são essenciais, tanto para viabilizar a entrada de funcionários nessas condições, como de clientes. Não aceite um lugar que não possua acessibilidade adequada! 

Ruídos

Trabalhar com um ruído constante e alto o bastante para invadir o ambiente de trabalho é inviável. Fique atento para a presença de ruídos no entorno do escritório que possam vir a ser um problema. Geralmente, é uma ocorrência comum em lugares que possuem construções e obras perto ou demais estabelecimentos barulhentos, como serralherias e oficinas mecânicas. 

Questões burocráticas

Mudanças comerciais não correm tão rapidamente e, alguns processos envolvendo documentações e órgãos públicos levam tempo para serem concluídos. O quanto antes a parte burocrática for resolvida, melhor será o andamento da mudança.

Lembre-se de informar a alteração de endereço a entidades e profissionais que desempenham alguma função no âmbito financeiro e administrativo da empresa e, portanto, não podem estar desatualizados quando ao seu endereço. Bancos, empresas de cartão de crédito, escritórios de contabilidade, assessores, fornecedores, Correios e provedores de seguros são alguns dos que precisam ser notificados. 

Outros órgãos que também precisam ser notificados para que as questões burocráticas sejam resolvidas: Caixa Econômica Federal, Detran, CNPJ, alvará de funcionamento e INSS. Se a mudança for para outra cidade, também é necessário cancelar a Inscrição Municipal na cidade atual e iniciar o procedimento de cadastro na futura cidade.  

Divulgue a mudança

Os funcionários não podem descobrir da mudança em cima da hora, afinal, todos precisam se programar para a mudança de rotina que será frequentar um novo endereço. Fornecedores e clientes também precisam ser notificados, afinal, nada pior que marcar um reunião importante de negócios e o cliente comparecer ao endereço antigo. 

Após mudar, uma festa de inauguração do novo espaço é muito bem-vinda. A oportunidade é ótima para mostrar como a empresa vem em expansão, o que pode atrair novas oportunidades de negócios com clientes.

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